Artikel 3 Taken beheerder

• 1.

  De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2.

  De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als machtiging tot vernietiging.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

• 1.

  Het Strategisch informatieoverleg geeft de beheerder in ieder geval advies over:

  • a.

    vervreemding van archiefbescheiden;

  • b.

    uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst regionale archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

  • c.

    vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • d.

    overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

  • e.

    beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • f.

    duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

  • g.

    de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

  •  

Artikel 5 Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b.

  van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Artikel 6 Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a.

  de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• b.

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c.

  het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van regionale organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d.

  het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e.

  het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen;

• f.

  de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• g.

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• h.

  het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van regionale organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• i.

  het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• j.

  het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen;

k. het twee jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collectie

Artikel 7 Intrekking oud besluit informatiebeheer

Het Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze beheerregeling treedt in werking op 5 februari 2019.

• 2.

  Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer RWB 2019.