Privacyverklaring

De gemeente Altena wil u zo goed mogelijk helpen. Daarvoor hebben wij uw gegevens nodig. Alleen dan kunnen wij u bijvoorbeeld aan een rijbewijs of vergunning helpen, informeren over een nieuw fietspad of begeleiden bij de aanvraag van een traplift. Wij willen daarbij zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Ook willen wij helder zijn over hoe wij dit doen. Daarom hebben wij een privacyverklaring.

Klik op de onderwerpen hieronder waarover u graag meer wilt weten. In de grijze blokken staan enkele voorbeelden. Staat het antwoord op uw vraag er niet bij? Neem dan contact op via privacy@gemeentealtena.nl. Wij helpen u graag verder!

Wie zijn wij?

Het bestuur van de gemeente Altena bestaat uit het College van Burgemeester en Wethouders. In de meeste gevallen is het college ook verantwoordelijk voor het juiste gebruik van uw persoonsgegevens als inwoner. Die verantwoordelijkheid is een gevolg van de Algemene Verordening Persoonsgegevens. Dit noemen wij ook wel de Privacywet.

Natuurlijk kunnen zij dit niet allemaal zelf doen, en daarom zijn er ambtenaren die uw gegevens in hun naam mogen gebruiken. Soms is de burgemeester zelf verantwoordelijk. Dat is bijvoorbeeld zo bij situaties die te maken hebben met de openbare orde. Ook de gemeenteraad kan een rol hebben bij het verwerken van persoonsgegevens. “Wij” zijn dus het College van Burgemeester en Wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad en alle ambtenaren die de opdracht hebben om hierbij te helpen.

Mevrouw Otten krijgt jeugdhulp voor haar dochter van 12, Amber. Zij heeft vragen over de privacy van Amber. In de brief staat de naam van een medewerker. Dat is de jeugdhulpverlener. Op basis van artikel 7.3.10 van de Jeugdwet is het ook de jeugdhulpverlener die eventueel inzage geeft in het dossier. Die heeft ook een geheimhoudingsverplichting. Het college van Burgemeester en Wethouders is echter verantwoordelijk voor de Jeugdwet. Stel dat er ten onrechte geen inzage is in het dossier, dan kan mevrouw Otten opheldering vragen bij het College van Burgemeester en Wethouders. Voor de Privacywet is het college in dit geval de gegevensverantwoordelijke.

Wat valt onder het privacybeleid?

In het privacybeleid en in het privacyreglement is beschreven hoe wij met uw gegevens omgaan wanneer wij daarvoor verantwoordelijk zijn. Wij beschrijven met wie wij de gegevens delen en met wie wij samenwerken, hoe u zelf invloed kunt uitoefenen en hoe u een datalek kunt melden. Ook beschrijven wij hoe lang wij uw gegevens bewaren, wanneer wij uw gegevens delen en welke beveiliging er is. In deze verklaring beschrijven wij ook hoe wij de gegevens van onze medewerker beschermen en hoe u contact kunt opnemen.

In deze verklaring beschrijven wij niet het beleid van de partijen met wie wij samenwerken. Deze kunt u bij de afzonderlijke partijen opvragen. Ook beschrijven wij niet wat de gedetailleerde interne werkprocessen zijn. Mocht u hier echter vragen of opmerkingen over hebben neem dan gerust contact op zodat wij deze kunnen toelichten.

De heer Akkerboom wil een uitbouw maken aan zijn huis en dat extra isoleren. Mogelijk kan hij hiervoor subsidie krijgen. Hij dient een bouwaanvraag in en een subsidieaanvraag. Er zal een beoordeling plaats moeten vinden voor de vergunning maar ook voor de subsidie. Kan de uitbouw wel op deze plaats? Is hiervoor een subsidie mogelijk of zijn er misschien zelf extra voordelen waar de heer Akkerboom niet aan heeft gedacht? Ook zullen de handhaver het moeten weten als er een vergunning is. Anders krijgt hij misschien een boete. Ook de financiële administratie moet het weten of er kosten verbonden zijn aan de aanvraag. Om verschillende redenen mogen verschillende medewerkers het weten dat de heer Akkerboom bezig is met dit project. Maar daar zijn wel grenzen aan. Wanneer er geen noodzaak is om informatie te delen dan mag dat ook niet gebeuren.

Met wie werken wij samen?

Binnen de gemeente Altena werken er verschillende teams. Soms moeten die samenwerken om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. Dan delen wij gegevens intern. Wij doen dit alleen wanneer dat nodig is om u te kunnen helpen, als het een wettelijke plicht is of als u aangeeft dit zelf ook te willen. Systemen moeten op zo’n manier zijn ingericht dat alleen medewerkers die uw gegevens echt nodig hebben deze ook kunnen inzien. Daarnaast zijn er interne regels om uw privacy te beschermen.

De gemeente Altena is bij verschillende samenwerkingsverbanden aangesloten. Soms is daarbij afgesproken dat wij ook uw gegevens mogen delen. Wij werken samen met:

Het Zorg en Veiligheidshuis
Veilig Thuis
Crisis Interventieteam Jeugd
Beschermd Wonen
WBO Jeugd
Crisismeldpunt
Kleinschalig Collectief Leerling vervoer
Veiligheidsregio Midden en West Brabant
Het Streekarchief
De GGD
De Ambulancedienst (RAV)
MidZuid
Regionaal Bureau Leerplicht
Het RIEC
De Belastingsamenwerking (SVHW)
De Omgevingsdienst Midden en West Brabant
Nazorg Gesloten Stortplaatsen Zevenbergen en Bavel Dorst
Parkschap de Biesbosch

Wij delen uw gegevens alleen wanneer daarover heldere afspraken zijn gemaakt en wanneer dat nodig is om onze taken uit te oefenen of wanneer u hiervoor zelf toestemming hebt gegeven. Mocht dit vragen bij u oproepen, neem dan gerust contact op.

Welk soort informatie verzamelen wij?

Meestal geeft u zelf uw gegevens aan ons, omdat wij die nodig hebben om u verder te helpen. Daarnaast is in de wet geregeld dat wij in sommige gevallen hiervoor systemen mogen raadplegen. Bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit. Wanneer gegevens van u nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of een overheidstaak vallen, vragen wij uw toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van uw gegevens. Ook dan zullen wij u uitleggen waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij uw gegevens eventueel delen. U wordt erop gewezen dat u in zo’n geval niet verplicht bent om uw gegevens te verstrekken. U mag uw toestemming altijd weer intrekken.

Wilt u weten welke persoonsgegevens overheidsinstanties gebruiken? Een globaal overzicht krijgt u via de website van MijnOverheid. Op deze website MijnOverheid ziet u ook een pagina met de titel 'Persoonlijke gegevens'. Daar ziet u welke gegevens van u zijn geregistreerd bij de verschillende overheidsorganisaties. Hier kunt u onder andere een overzicht krijgen van uw gegevens in de Basisregistratie Personen. Ook kunt u hier terecht voor een globaal overzicht van gegevens over uw huis, zoals de WOZ-waarde. Via de website wiekrijgtmijngegevens.nl ziet u welke organisaties er in de Basisregistratie Personen kunnen kijken om hun werkzaamheden uit te oefenen.

Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op uw computer, tablet of telefoon. Cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ze houden bijvoorbeeld uw surfgedrag en voorkeuren bij. Met cookies kunnen wij onze dienstverlening aan u verbeteren.

Cookies voor het goed laten werken van de website kunt u niet weigeren. Andere cookies op onze website zijn analytische cookies, die we gebruiken voor verbeterde dienstverlening. Gemeente Altena maakt géén gebruik van Google Analytics.

Neem contact op via info@gemeentealtena.nl wanneer u een gedetailleerd overzicht wilt ontvangen van de cookies die www.gemeentealtena.nl gebruikt.

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover raadpleegt u de handleiding van uw browser. Ook vindt u informatie hierover op veiliginternetten.nl.

Hoe en waar verzamelen wij uw informatie?

We bewaren uw gegevens zorgvuldig. We gebruiken de gegevens alleen voor de door ons vooraf bepaalde doelen. Deze doelen en de gegevens die wij gebruiken, staan beschreven in het Register van Verwerkingen Altena. Wilt u deze gegevens inzien? Neem dan contact op met team Privacy of de Functionaris Gegevensbescherming. U kunt deze bereiken via privacy@gemeentealtena.nl en fg@gemeentealtena.nl. Zij helpen u graag verder.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang precies noodzakelijk is hangt af van de precieze vraag en of wij een voorgeschiedenis moeten weten. In de verschillende bijzondere weten staat aangegeven hoe lang wij uw gegevens maximaal mogen bewaren. Daarnaast kunnen wij uw dossier, wanneer dit niet meer nodig is, bewaren in een archief. Hoe lang wij het dossier precies bewaren hangt hierna af van landelijk vastgestelde selectielijsten. Heeft u vragen over uw gegevens en hoe lang wij deze bewaren? Kijk dan bij de vraag hoe u zelf invloed kunt uitoefenen of keuzes kunt maken.

Wanneer delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitoefening van een overheidstaak. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons sluiten wij een overeenkomst. Dit om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor dit gebruik van uw persoonsgegevens.

Hoe oefent u zelf invloed uit en maakt u keuzes?

Wij zijn ons ervan bewust dat wij uw gegevens gebruiken. Het is dan ook logisch dat uzelf kunt aangeven tot hoever wij die gegevens mogen gebruiken. U heeft een aantal rechten die u kunt gebruiken. Zo heeft u het recht om:

Inzage te vragen in de gegevens die wij van u hebben,
Uw gegevens te corrigeren
U te verzetten tegen het gebruik van bepaalde gegevens
Persoonlijke gegevens door te laten sturen
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Voor het vragen van inzage in uw gegevens is een digitaal formulier beschikbaar. U logt in met uw DigiD code.

Om van uw overige rechten gebruik te maken heeft de gemeente Altena een Privacy Team en een Functionaris Gegevensbescherming. U kunt deze bereiken via privacy@gemeentealtena.nl en fg@gemeentealtena.nl. Zij helpen u graag verder.

Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens is pas mogelijk een klacht in te dienen als u dat eerst heeft gedaan bij de gemeente Altena.

U kunt geheimhouding aanvragen voor persoonsgegevens die in de Basisregistratie Personen zijn opgenomen. Door een verzoek tot geheimhouding te doen bij de gemeente voorkomt u dat bijvoorbeeld niet-commerciële bedrijven of instellingen, verenigingen of kerkgenootschappen uw gegevens zonder uw toestemming krijgen.

U kunt geheimhouding op verschillende manieren aanvragen. Bent u jonger dan 16 jaar? Dan moet de aanvraag gedaan worden door een ouder of verzorger. Wilt u de geheimhouding opheffen? Dit gaat op dezelfde manier als aanvragen.

De heer Manic wil inzage in al zijn gegevens. Hij gebruikt hiervoor het formulier om inzage te krijgen. De wettelijke termijn is vier weken. Na vijf weken hoort hij nog niets en hij overweegt een klacht in te dienen. Eerst legt hij contact met het Privacy Team. Deze onderzoekt wat er aan de hand is en vraagt om met spoed een antwoord te geven. Dat is gelukt. Mocht de heer Manic toch een klacht willen indienen dan kan hij contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming en eventueel daarna ook naar de Autoriteit Persoonsgegevens gaan.

Hoe meldt u een datalek?

Helaas kunnen gegevens soms ook wel eens in de verkeerde handen komen. Heeft u gegevens ontvangen waarvan u het vermoeden heeft dat deze niet voor u zijn? Geef dit dan alstublieft hier door. Wij kunnen dan degene van wie de gegevens zijn op de hoogte brengen en maatregelen nemen om herhaling te voorkomen. Bij ernstige datalekken zullen wij zelf ook de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte brengen. U kunt een datalek bij de gemeente Altena digitaal melden. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

Mevrouw Vermeer is net terug van vakantie als zij haar post doorneemt. Een flink dossier. Dat zou wel eens over de traplift kunnen gaan. Nieuwsgierig maakt zij de enveloppe open. zij ontdekt dat het een vertrouwelijk rapport is over huiselijk geweld. De namen kloppen ook niet maar het adres wel. Hier is iets fout gegaan. Zij kijkt op de website en vult het formulier voor datalekken in. Nog dezelfde dag neemt een medewerker contact op om te onderzoeken wat er precies fout is gegaan.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

De gemeente zorgt dat de beveiliging van uw gegevens zowel fysiek als digitaale zo optimaal mogelijk is ingeregeld. De gemeente werkt hiervoor met allerlei software die de gegevens preventief beschermen. Zo wordt onze inkomende mail beschermd en gefilterd op kwaadaardige programma's, afkomstig van criminelen. Voor uitgaande mails met persoonsgegevens, vergunningen gebruiken wij beveiligde mail, namelijk de toepassing ZIVVER.

De gegevens die bij de gemeente zijn opgeslagen worden verder door tal van geavanceerde programma's in de gaten gehouden. Niet alleen is de digitale beveiliging een belangrijk onderdeel. Ook de versleuteling van gegevens, weten met wie we contact hebben, de beveiliging van gebouwen zijn voor de gemeente belangrijke onderwerpen. Deze zijn neergelegd in een gemeentelijke informatiebeveilgingsbeleid, maar ook volgt de gemeente de Baseline Informatiebeveiliging. Hierin staan ruim 280 beveiligingsmaateregelen, die de gemeente toe moet passen.

Tenslotte wordt de gemeente ook regelmatig gecontroleerd door externen, teneinde te controleren of de gemeente voldoet aan alle beveiligingsnormen. Een extra controle vormt het uitvoeren van een zogenaamde penetratietest, uitgevoerd door een ethische hacker.

Om onze medewerkers te trainen wordt jaarlijks een opleidings- en trainingsprogramma voor Informatiebeveiliging uitgevoerd. Alle medewerkers zijn verplicht om hieraan deel te nemen.

Hoe beschermen wij de privacy van onze medewerkers?

Het is voor u, als inwoner, ook goed om te weten hoe wij de gegevens van onze medewerkers beschermen. Met de technische middelen die tegenwoordig beschikbaar zijn is het bijvoorbeeld eenvoudig filmpjes te verspreiden of adresgegevens te achterhalen. Dat kan met de beste bedoelingen zijn. Maar voor u hoort het eigenlijk geen verschil te maken welke medewerker u precies helpt. Soms is het prettig om een contactpersoon te hebben maar daarop bestaat geen algemeen recht. Wel op goede dienstverlening. Het is mogelijk dat contactpersonen wijzigen en u morgen door iemand anders te woord kan worden gestaan dan vandaag. Daarbij zorgen wij wel dat alleen die mensen die een goede reden hebben om uw gegevens te weten ook uw gegevens mogen weten.

Samen proberen wij altijd het beste resultaat te bereiken met wederzijds respect en een goede communicatie. Heel soms gaat dat fout en hebben wij zelf te maken met grensoverschrijdend gedrag naar onze medewerkers toe. De gemeente Altena is ook een werkgever en moet een veilige werkomgeving bieden. Het is dan ook niet toegestaan om zonder toestemming medewerkers in het geheim te filmen of op te nemen of op een andere manier hun privacy te schenden. Bij verspreiding van opnames kan aangifte worden gedaan. Daarnaast kan bij bepaalde situaties zoals bedreiging of intimidatie het agressieprotocol in werking treden. Gelukkig zijn deze maatregelen in de praktijk niet vaak nodig. Mocht u zelf problemen ervaren in de communicatie, weet dan dat er ook een klachtenregeling is die u kunt gebruiken.

De heer Rezelman is er helemaal klaar mee. Om de lading voor zijn timmerbedrijf in te kunnen laden moet hij in de ochtend zijn bus wel dubbel parkeren. Buurtbewoners kunnen er niet langs en klagen bij de gemeente. Na enkele waarschuwingen, besluit de boa een boete uit te schrijven. De heer Rezelman is woedend. Hij maakt een opname van de boa met zijn smartphone en zet deze gelijk op facebook samen met een flinke bedreiging. Ook achterhaalde hij het prive- adres van de boa. Die zet hij ook op Facebook. “Dat zal hem leren!”, denkt de heer Rezelman. Maar ook medewerkers hebben recht op privacy. De gemeente doet aangifte en verzoekt Facebook de gegevens te verwijderen. Daarnaast krijgt de heer Rezelman een brief dat hij vanwege de bedreiging twee maanden niet meer welkom is op het gemeentehuis. Hij mag nog wel bellen maar alleen met een aangewezen contactpersoon. Een dag later staat de politie op de stoep bij de heer Rezelman. Die heeft spijt. Hij had beter een klacht kunnen indienen of bezwaar kunnen maken tegen de boete.

Heeft u vragen? Neem contact met ons op

In deze privacyverklaring hebben wij aangegeven welke gegevens wij van u bewaren. Waarom wij dat doen, met wie wij deze delen en hoe wij deze beveiligen. Ook hebben wij aangegeven hoe u uw rechten kunt gebruiken. Toch heeft u misschien nog vragen of opmerkingen. Neem dan gerust contact op. Dat kan met het privacy team via privacy@gemeentealtena.nl of de Functionaris Gegevensbescherming via fg@gemeentealtena.nl.