Handreiking omgevingsdialoog bij ruimtelijke plannen

Heeft u een plan of initiatief dat invloed heeft op uw omgeving? Dan is het verstandig om hierover in gesprek te gaan met omwonenden. Dit is niet verplicht, maar levert vaak veel op. De gemeente Altena vindt het belangrijk dat u in gesprek gaat en blijft met uw omgeving. Dat is goed voor de buurt en voor uzelf.

Waarom in gesprek gaan helpt

Een goed gesprek geeft inzicht in wat er leeft. Uw omgeving hoort rechtstreeks wat uw plan inhoudt, waarom u het wilt uitvoeren en wat de mogelijke gevolgen zijn. U krijgt ook reacties terug: zorgen, ideeën of suggesties. Die kunnen helpen om uw plan te verbeteren. Houd rekening met gevoeligheden uit het verleden of richting de toekomst.

Wees open en transparant

Nodig uw omgeving op tijd uit voor een gesprek. Liefst als uw plan nog in de schetsfase is. Dan is er nog ruimte om bij te sturen. Laat zien waar u aan werkt, wees duidelijk over wat u al weet en wat nog niet. Sta open voor vragen of kritiek en luister goed. Maak een verslag van het gesprek en deel dit met de deelnemers. Laat daarna ook weten wat u met hun input heeft gedaan en wat de volgende stap is.

Blijf zelf het gezicht van uw plan

Werkt u samen met een projectontwikkelaar of adviesbureau? Blijf dan zelf betrokken bij de gesprekken. U kent de buurt en de buurt kent u. Dat geeft vertrouwen. Blijf aanspreekbaar, ook als u ondersteuning heeft. De omgeving verdient een bekend en benaderbaar aanspreekpunt.

Wanneer voer ik een omgevingsdialoog?

Bij (ver)bouwplannen is het altijd een goed idee de buren te informeren. Dus ook als je toestemming nodig hebt van de gemeente. Heb je toestemming van de gemeente nodig om te bouwen? Dan is het helemaal handig om een gesprek met de omgeving te voeren. Heel soms is een gesprek met de omgeving verplicht (in enkele situaties die de gemeenteraad vooraf heeft aangewezen).

Welke vorm kies ik voor de omgevingsdialoog?

Er zijn verschillende manieren om in gesprek te gaan met uw omgeving. Ons advies is om een vorm te kiezen die past bij uw plan. Soms is een combinatie van verschillende vormen handig. Hieronder leest u een aantal voorbeelden en adviezen. U kunt altijd zelf een andere vorm kiezen. Bespreek dit dan met uw contactpersoon bij de gemeente.

1. Heel kleine ontwikkeling

Mondelinge toelichting (bijvoorbeeld een bezoek) past meestal bij eenvoudige plannen. De invloed op de omgeving is beperkt. Bijvoorbeeld het plaatsen van een dakkapel. Of een beperkt bouwplan in een onbebouwd gebied. Een aantal adviezen:

Vertel wat uw plannen zijn en laat daarbij (indien mogelijk) een tekening zien;
Geef duidelijk aan of het ter informatie is en/of er nog punten zijn die bespreekbaar zijn;
Vraag de betrokkenen naar hun mening over het plan;
Geef de betrokkenen bijvoorbeeld 2 weken de tijd om een reactie te geven;
Geef altijd een terugkoppeling.

2. Kleine ontwikkelingen

Bij de meeste kleine bouwplannen kunt u volstaan met het toezenden/uitreiken van een brief aan de betrokkenen bij het proces. U kunt als vervolg op de brief ook mensen uitnodigen voor een ‘keukentafelgesprek’. Een aantal adviezen:

Geef aan wie u bent en wat uw plannen zijn, indien mogelijk met een tekening erbij;
Geef een motivatie voor uw plannen of leg uit wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie;
Geef duidelijk aan welke onderdelen nog bespreekbaar zijn en waarom;
Geef de betrokkenen bijvoorbeeld 2 weken de tijd om een reactie te geven op uw plan;
Meld altijd terug wat u met de reacties heeft gedaan;
Beschrijf kort de procedure die bij de gemeente doorlopen wordt. Bijvoorbeeld zoals in de voorbeeldbrief.

3. Grote ontwikkelingen

Bij grotere ontwikkelplannen is een informatiebijeenkomst wenselijk. Voorbeelden van zulke plannen zijn het bouwen van meerdere woningen of appartementen, herontwikkeling van locaties en herinrichting van gebieden. Verstuur de uitnodiging binnen een redelijke termijn voor de bijeenkomst. Zie ook de voorbeeld uitnodiging. In deze uitnodiging neemt u onder andere op:

Wie u bent en wat uw plannen zijn;
Waarom de bijeenkomst wordt georganiseerd;
Waar en wanneer de bijeenkomst is;
Of het vrije inloop is, of een presentatie;
Of betrokkenen zich moeten aanmelden;
Geef betrokkenen die niet aanwezig kunnen zijn bijvoorbeeld 2 weken de mogelijkheid om schriftelijk te reageren op het plan.

Op de informatiebijeenkomst:

Geeft u aan wie u bent en wat uw plannen zijn; dit kan door middel van een presentatie, informatieborden, informatiestand;
Aangeven welke onderdelen nog besproken kunnen worden en welke onderdelen informatief zijn;
Aangeven wat de vervolgprocedure is en wat u met de vragen/opmerkingen gaat doen;
De aanwezigen de mogelijkheid geven om vragen te stellen op de bijeenkomst zelf, maar ook nog na de bijeenkomst. Daarvoor kunt u een reactieformulier maken, dat de aanwezigen op dezelfde bijeenkomst of tot 2 weken na de bijeenkomst kunnen opsturen.

Wat moet ik nog meer doen bij de omgevingsdialoog?

Rondom de omgevingsdialoog zijn er nog 3 acties voor u.

1. Motiveer uw keuze

Heeft u bepaald hoe u de omgevingsdialoog wilt voeren? Motiveer kort waarom u voor een bepaald vorm heeft gekozen. Daarbij geeft u ook aan welke partijen (bijvoorbeeld omwonenden, bedrijven, instellingen) u gaat betrekken bij dit proces. Vervolgens bespreekt u het plan met uw contactpersoon bij de gemeente, die nog aanbevelingen kan geven.
De opsomming in deze handreiking is niet compleet. U kunt altijd een andere vorm kiezen die u gemotiveerd voorlegt aan uw contactpersoon bij de gemeente. Ook is het mogelijk om te kiezen voor een combinatie van verschillende vormen. Bij grote plannen of plannen die gevoelig in de omgeving liggen zal een combinatie wenselijk zijn.

2. U maakt een verslag

Hoe de omgevingsdialoog verlopen is, legt u vast in een verslag. Dit verslag zal uitgebreider zijn naarmate de gekozen vorm dat ook is. Hieronder staan de onderdelen die minimaal in het verslag moeten staan:

Verslag mondeling of schriftelijk omgevingsdialoog:

Welke betrokkenen er zijn benaderd;
Welke reacties/opmerkingen/vragen er zijn ontvangen;
Of de plannen nog zijn aangepast.

Verslag informatieavond:

Welke betrokkenen er zijn benaderd;
Welke betrokkenen de avond hebben bezocht;
Wie er van de ontwikkelende partijen aanwezig was;
Hoe de avond verliep: was er een presentatie, informatiestands etc;
Welke reacties/opmerkingen/vragen er zijn ontvangen;
Of de plannen nog zijn aangepast.

3. Stuur het verslag naar de omgeving

Als u uw plan naar aanleiding van de dialoog wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, onderbouw dan waarom u daarvoor kiest. Stuur (per bijeenkomst) het verslag naar alle genodigden, maar ook bij andere gesprekken met de omgeving over uw plannen. Het plan en het verslag maken onderdeel uit van het dossier. Daarnaast wordt het verslag van de uitgevoerde omgevingsdialoog toegevoegd aan de toelichting op bij de eventuele vergunning of de wijziging van het omgevingsplan.

Voorbeelden van communicatiemiddelen

Bij uw contactpersoon van de gemeente Altena kunt u terecht voor al uw vragen over de uitvoering van de omgevingsdialoog. Ook kunt u uw aanpak van de omgevingsdialoog bespreken en aanbevelingen en advies krijgen waar dat nodig is. Heeft u nog geen contactpersoon, dan kunt u bellen met het algemene nummer, 0183- 516100 en vragen naar een medewerker van Omgeving.