Richtlijn omgevingsdialoog bij ruimtelijke plannen
Denkt u eraan om iets aan uw huis te veranderen? Overleg dan op tijd met uw buren en uw omgeving, vooral als het een groot plan is. Zo betrekt u iedereen die door uw plan wordt beïnvloed. Misschien hebben ze goede ideeën om uw plan beter bij de omgeving te laten passen. Dit is voordelig voor zowel u als degene die het initiatief neemt als voor de mensen om u heen.
Wanneer is de omgevingsdialoog nodig?
Bij (ver)bouwplannen is het altijd een goed idee om uw buren en omgeving te informeren. Ook als u geen toestemming van de gemeente nodig heeft voor uw plan. Heeft u wel een vergunning nodig? Dan is het vaak ook verstandig om in gesprek te gaan met uw buren en omgeving. Hieronder ziet u wanneer wij een gesprek met uw omgeving adviseren.
Past uw plan binnen de regels van het omgevingsplan?
- Ja? Dan is het altijd een goed idee om uw directe omgeving te informeren. Heeft uw plan een groot effect op de omgeving? Of ligt uw plan gevoelig? Dan is ons advies om ook met de omgeving in gesprek te gaan. Zo kunt u weerstand en eventuele bezwaren beperken.
- Nee? Ons advies is om met uw omgeving in gesprek te gaan. Als u uw plan met ons bespreekt, vragen wij altijd of u gesprekken heeft gevoerd. Wij vragen hoe u de omgevingsdialoog heeft gedaan én wat het resultaat daarvan was.
Welke vorm kies ik voor de omgevingsdialoog?
Er zijn verschillende manieren om in gesprek te gaan met uw omgeving. Ons advies is om een vorm te kiezen die past bij uw plan. Soms is een combinatie van verschillende vormen handig. Hieronder leest u een aantal voorbeelden en adviezen. U kunt altijd zelf een andere vorm kiezen. Bespreek dit dan met uw contactpersoon bij de gemeente.
1. Eenvoudige plannen
Mondelinge uitleg past meestal bij eenvoudige plannen. Er verandert voor uw omgeving namelijk weinig. Gaat u bijvoorbeeld een dakkapel plaatsen? Dan is het vaak genoeg om even bij uw buren langs te gaan. Een aantal adviezen:
- Vertel wat uw plannen zijn. Heeft u een tekening? Laat die dan ook zien.
- Geef duidelijk aan of uw toelichting ter informatie is of dat er nog punten zijn die bespreekbaar zijn.
- Vraag de personen in uw omgeving naar hun mening over het plan.
- Geef de personen voldoende tijd om een reactie te geven. Bijvoorbeeld 3 weken.
2. Kleine ontwikkelingen
Bij de meeste kleine bouwplannen is het voldoende om een brief te sturen aan uw omgeving. U kunt daarna ook nog mensen uitnodigen voor een ‘keukentafelgesprek’. Een aantal adviezen:
- Geef aan wie u bent en wat uw plannen zijn. Heeft u een tekening bij uw plan? Laat die dan ook zien.
- Geef een motivatie voor uw plannen. Of leg uit wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie.
- Geef duidelijk aan welke onderdelen nog bespreekbaar zijn.
- Geef uw omgeving voldoende tijd om een reactie te geven op uw plan.
- Beschrijf kort de procedure die bij de gemeente doorlopen wordt. Bijvoorbeeld zoals in de voorbeeldbrief.
3. Grote ontwikkelingen
Voorbeelden van plannen met grote ontwikkelingen zijn: de bouw van meerdere woningen of appartementen, de herontwikkeling van een locatie en de herinrichting van een gebied. Een informatiebijeenkomst is bij grote ontwikkelingen aan te raden. Nodig uw omgeving op tijd uit voor deze bijeenkomst. Zie ook de voorbeeld uitnodiging. Een aantal adviezen:
- Kan iemand niet naar de bijeenkomst komen? Geef deze personen de mogelijkheid om schriftelijk op uw plan te reageren. Bijvoorbeeld binnen een paar weken.
- Zorg dat bezoekers van de informatiebijeenkomst vragen kunnen stellen: tijdens de informatiebijeenkomst én na afloop. Daarvoor kunt u bijvoorbeeld een reactieformulier maken.
Inhoud van de uitnodiging
- U vertelt wie u bent en wat uw plan is.
- U geeft aan waarom u een bijeenkomst organiseert.
- U geeft informatie over de locatie en datum van de bijeenkomst.
- U geeft aan of iedereen vrij naar binnen kan lopen of dat er een vast moment is voor een presentatie.
- U maakt duidelijk of betrokkenen zich vooraf moeten aanmelden.
Inhoud van de informatiebijeenkomst
- U vertelt wie u bent en wat uw plan is. Dat kan via een presentatie, via een informatiebord of via een stand met informatie.
- U geeft aan welke onderdelen nog ter discussie staan. U geeft ook duidelijk aan welke onderdelen van uw plan al vast staan.
- U geeft aan wat de stappen zijn na de informatiebijeenkomst. Ook vertelt u wat u met vragen en opmerkingen van de omgeving gaat doen.
Wat moet ik nog meer doen bij de omgevingsdialoog?
Rondom de omgevingsdialoog zijn er nog 3 acties voor u.
1. U bespreekt vooraf hoe u de omgevingsdialoog wilt voeren
Vooraf schrijft u een plan over hoe u de omgevingsdialoog wilt voeren. U bespreekt dit met uw contactpersoon bij de gemeente. U legt uit waarom u voor een bepaalde vorm kiest. Ook geeft u aan welke partijen u gaat betrekken bij de omgevingsdialoog. Denk onder andere aan: omwonenden, bedrijven en instellingen.
2. U maakt een verslag
Hoe uitgebreider de omgevingsdialoog, hoe uitgebreider het verslag. Hieronder ziet u welke vragen u minimaal in het verslag beantwoordt.
Bij een mondelinge of schriftelijke omgevingsdialoog
- Welke betrokkenen heeft u benaderd?
- Welke reacties, opmerkingen en/of vragen heeft u gekregen?
- In hoeverre heeft u uw plannen nog aangepast?
Bij een informatiebijeenkomst
- Welke betrokkenen heeft u uitgenodigd voor de informatiebijeenkomst?
- Welke betrokkenen waren aanwezig tijdens de informatiebijeenkomst?
- Wie van de ontwikkelende partijen was aanwezig?
- Welke betrokkenen waren afwezig tijdens de informatiebijeenkomst? Wat was de reden voor afwezigheid?
- Hoe verliep de informatiebijeenkomst? Geef een korte samenvatting van de informatiebijeenkomst. Was er bijvoorbeeld een presentatie of waren er informatiestands?
- Welke reacties, opmerkingen en/of vragen heeft u gekregen?
- In hoeverre heeft u uw plannen nog aangepast?
3. U stuurt het verslag naar uw omgeving
Per bijeenkomst stuurt u het verslag naar de personen en bedrijven die u heeft uitgenodigd.
- Heeft u het plan aangepast op basis van de omgevingsdialoog? Geef dan duidelijk aan wat er veranderd is ten opzichte van het oorspronkelijke plan.
- Heeft u besloten om het plan niet aan te passen? Leg dan uit waarom u daarvoor kiest.
Het plan en het verslag zijn onderdeel van het dossier. Daarnaast wordt het verslag van de omgevingsdialoog toegevoegd aan de toelichting bij de eventuele wijziging van het omgevingsplan.
Voorbeelden van communicatiemiddelen
Bij uw contactpersoon van de gemeente Altena kunt u terecht voor al uw vragen over de uitvoering van de omgevingsdialoog. Ook kunt u uw aanpak van de omgevingsdialoog bespreken en aanbevelingen en advies krijgen waar dat nodig is. Heeft u nog geen contactpersoon, dan kunt u bellen met het algemene nummer, 0183- 516100 en vragen naar een medewerker van Omgeving.